پروژه چیست؟
در واژه نامه های تجاری یک پروژه چنین تعریف می شود “مجموعه ای از وظایف وابسته به هم که در یک دوره زمانی مشخص و با هزینه معین و دیگر محدودیت ها اجرا میشود.” یک پروژه ممکن است در خارج از شرکت صورت گیرد و یا جزئی از عرف شرکت دریک روز کاری معمولی باشد. ارتقا کسب و کار، نیاز مالی یا درخواست مشتری از جمله کاتالیزورهای ایجاد یک پروژه هستند. پارامترهای یک پروژه عبارتند از یک هدف مشخص برای دستیابی، پس طبیعتا هر پروژه شامل یک نقطه آغاز و پایان است که به یک نتیجه خاص و منحصر به فرد می انجامد. این تعهد کوتاه مدت نیازمند یک جدول زمانی مشخص، حوزه فعالیت روشن، بودجه تعیین شده و منابع سرمایه انسانی شامل مدیریت و تیم پروژهاست.
تفاوت بین پروژه و عملیات چیست؟
در هر سازمانی دو نوع کار وجود دارد؛ عملیاتهای در حال انجام و پروژهها.
پروژه تلاشی موقت، منحصربهفرد و با شروع و پایان مشخص تعریف شده است. در مقابل عملیاتها فعالیتهای در حال انجام تکراری سازمان مانند حسابداری یا تولید هستند. از آنجایی که تمام کارها/تلاشها در سازمان به دو صورت عملیات یا پروژه هستند، تمام هزینههای سازمان باید بین این دو توزیع شوند.
پروژهها به علتهای گوناگونی در سازمان تعریف میشوند؛ برای مثال جهت رسیدن یه نیازهای کسبوکار، دستیابی به اهداف استراتژیک یا در راستای تقاضای بازار. تنها راه رسیدن به هریک از این اهداف تخصیص مناسب منابع سازمان در زمان و هزینه درست است.
پروژه ها از فعالیت های استاندارد عملیاتی سازمان متمایز هستند؛ چراکه پروژه ها:
• ماهیت منحصر بفردی دارند. حاوی فرآیندهای تکراری نیستند. هر پروژه از پروژۀ دیگر متمایز است. در حالی که فعالیت های عملیاتی، معمولاً حاوی فرآیندهای تکراری (مشابه) هستند.
• پروژه یک زمانبندی مشخص و تعریف شده دارد؛ به این معنی که پروژه ها، تاریخ شروع و پایان مشخصی دارند که در این تاریخ باید خروجی های مشخصی را تولید کرد؛ خروجی هائی که رضایت مشتری را جلب نماید.
• پروژه ها، بودجه مصوب دارند و به تمام پروژه ها مقدار مشخصی از بودجه تعلق می گیرد.
• منابع پروژه ها (شامل نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهییزات، مواد مصرفی، پول و روش و استانداردهای اجرای کار) محدود هستند. این منابع در زمانبندی مشخصی از پروژه مصرف می شوند.
• پروژه ها ریسک دارند. این ریسک ها یا مثبت هستند (فرصت) و یا منفی هستند (تهدید)
• تغییرات در پروژه ها اجتناب ناپذیر است. این تغییرات یا از سوی پیمانکار پیشنهاد می شوند (Change Request) و یا از سوی
• مدیریت دست اندرکاران و ذی نفعان کلیدی و تاثیرگذار بر پروژه فرایند بسیار مهمی است و بسیاری از پروژه ها بدلیل حمایت ضعیف دست اندرکاران و ذی نفعان کلیدی از پروژه، الزامات و انتظارات مبهم و یا تعریف نشده از سوی این ذینفعان و دست اندرکاران و همچنین ارتباطات نادرست و نادقیق بین ذینفعان پروژه شکست می خورند.
• پذیرش و اجرای یک متدولوژی مدیریت پروژه رسمی در طول چرخه حیات پروژه موضوع بسیار مهمی است. بدون انتخاب یک متدولوژی واضح یا چارچوب مشخص برای تحویل پروژه، اکثر تیم های پروژه، قبل از اینکه محدوده و اهداف بصورت واضح و روشن مشخص شده باشند، اقدام به تولید اقلام پروژه می نمایند. این افراد، هیچ فرآیند سازمان یافته ای برای انجام فعالیت ها در نظر نمی گیرند و از این رو نمی توانند زمان، هزینه، کیفیت، ریسک ها، مسائل و تغییرات پروژه را مدیریت کنند. پرواضح است که چنین پروژه هایی منجر به خیزش یا لغزش محدوده (Scope Creep)، تأخیر در تحویل اقلام قابل تحویل و در نهایت، کیفیت پایین اقلام قابل تحویل و نارضایتی مشتری می شوند. پاسخ به این مشکلات ایجاد شده ساده است: استفاده از یک متدولوژی مدیریت پروژه با ساختار مشخص برای اجرای فرایندهای 5 گانه مدیریت پروژه؛ یعنی فرایندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرائی، کنترلی و اختتامی پروژه.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه شخصی است که تیم پروژه را هدایت می کند و به کمک آنان به هدف پروژه دست می یابد. اگرچه دارنده عنوان مدیریت در شرکت ها وظایف مداومی در طول دوران تصدی عنوان خود دارند ولی رهبری یک مدیر پروژه موقتی و تا اتمام دستیابی به یک هدف مشخص ادامه مییابد. برای هر پروژه خاصی یک مدیر پروژه منصوب می شود که اگرچه این عنوان برای وی رسمی و تمام وقت نیست ولی بد نیست که اگر تا به حال این عنوان را داشته اید آن رابه مدیر بخش خود بگوید و یک دانش پایه از مهارت های مدیریت پروژه در رزومه خود داشته باشید.
مدیران پروژه سازمانیافته، پرشور و هدفگرا هستند که میدانند پروژه در حالت معمول به چیز نیاز دارد. همچنین مدیر پروژه نقشی راهبردی در موفقیت، یادگیری و تغییرات سازمان ایفا میکند.
مدیران پروژه مأموران تغییر هستند؛ آنها اهداف پروژه را میسازند و از مهارتها و تجربیات خود برای الهام حس هدف مشترک در تیم پروژه استفاده میکنند. همچنین آنها از هیجان سازمانیافته، چالشها و مسئولیتهای جدید، در جهت اهداف سازمان لذت میبرند.
آنها تحتفشار کار میکنند و مشکلی با پیچیدگی و تغییرات در محیطهای پویا ندارند. آنها بهراحتی بین دو دیدگاه کلنگر و جزءنگر حرکت میکنند اما میدانند چه زمان و بر روی کدامیک متمرکز شوند.
مدیران پروژه مهارتهای افراد را برای ایجاد اعتماد و ارتباط با همه ذینفعان (حامیان پروژه، کسانی که از نتایج پروژه بهره میبرند، کسانی که منابع موردنیاز پروژه را در اختیاردارند و اعضای پروژه) پرورش میدهند.
آنها ابزارهایی گسترده، انعطافپذیر و همچنین تکنیکهایی جهت حلوفصل امور پیچیده، فعالیتها و زیر فعالیتهای مستند شده، نظارت و کنترل در اختیاردارند. آنها رویکرد خود را با محتوا و محدودیتهای هر پروژه مطابقت میدهند و میدانند که هر پروژه بخشهای متنوع مخصوص به خودش را دارد. همچنین آنها همیشه مهارتهای خود و تیمشان را از طریق درس آموختههای پروژه بهبود میدهند.
مدیران پروژه در هر سازمان به شکلی مشغولاند؛ بهعنوان کارمند، مدیر، پیمانکار و مشاور. با کسب تجربه آنها میتوانند مدیر برنامه (مسئول چندین پروژه مرتبط) یا مدیر پورتفولیو (مسئول انتخاب، اولویتبندی و هماهنگی پروژهها و برنامههای استراتژیک سازمان) شوند.
مدیران پروژه افزایش فرصتهای شغلی بینالمللی را پیشروی خود میبینند. در دهههای اخیر با افزایش تغییرات اقتصادی و تکنولوژی، سازمانها بیشتر انرژی خود در هدایت پروژهها صرف میکنند تا انجام عملیات معمول.
مدیریت پروژه چیست؟
پروژه ها با علم و مهارتی به نام مدیریت پروژه، مدیریت می شوند. مدیریت پروژه شامل مهارت ها، ابزار و فرآیندهای مدیریتی برای انجام موفقیت آمیز پروژه است. در واقع مدیریت پروژه، بکارگیری مجموعه ای از علوم و مهارت ها، برای کاهش ریسک پروژه از طریق هنر بکارگیری دانش تخصصی، مهارت و تجربه می باشد تا از این طریق، احتمال موفقیت پروژه نیز افزایش یابد. مدیریت پروژه شامل مجموعه ای از ابزارهاست؛ ابزار های متفاوتی برای افزایش احتمال موفقیت پروژه. از منظر استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK)، مهم ترین بخش از مدیریت پروژه استفاده از مجموعه فرایندهای یکپارچه، جهت طرح ریزی، اجرا و کنترل زمانبندی، هزینه، کیفیت و محدودۀ پروژه است.
مدیریت پروژه همواره در ادوار مختلف بهصورت غیررسمی مورداستفاده قرار میگرفت تا اینکه در اواسط قرن بیستم بهصورت حرفهای شروع بکار کرد. راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه موسسه PMBOK®Guide) PMI) عناصر قابل تکرار یک پروژه را مشخص میکند:
فرایندهای مدیریت پروژه به پنج گروه تقسیم میشوند
1. آغاز
2. برنامهریزی
3. اجرا
4. پایش و کنترل
5. پایان
دانش مدیریت پروژه در ۱۰ حوزه ترسیمشده است:
1. یکپارچگی
2. محدوده
3. زمان
4. هزینه
5. کیفیت
6. تدارکات
7. منابع انسانی
8. ارتباطات
9. مدیریت ریسک
10. مدیریت ذینفعان
بهطور حتم مدیریت با تمام این موارد درگیر است، اما مدیریت پروژه تمرکزی خاص مبتنی بر اهداف، منابع و زمانبندی در پروژه دارد.
هرم مدیریت پروژه
هرم مدیریت پروژه، یکی از اصلی ترین و اولین اشکال حوزه مدیریت پروژه است که نشان دهنده جایگاه، استانداردها، متدولوژی ها و سیستم ها و ابزارهای مدیریت پروژه می باشد.
این هرم نشان می دهد که در بالاترین سطح، استانداردهای مدیریت پروژه قرار می گیرند. (مانند استاندارد PMBOK) . در این سطح پاسخ به چه ها یا What ها در حوزه مدیریت پروژه صورت می گیرد. مثلاً مشخص می شود که چه تکنیک هائی برای زمانبندی پروژه وجود دارد، اما این که چه راهکاری از بین راهکارهای زمانبندی برای سازمان مناسب است و باید انتخاب شود؛ توضیحی ارائه نمی شود. در سطح دوم هرم مدیریت پروژه، متدولوژی های سه گانه مدیریت پروژه وجود دارند که پاسخ به چگونه و یا How را در اختیار مدیر پروژه قرار می دهد. این متدولوژی ها عبارتند از:
* متدولوژی آبشاری (Waterfall)
* متدولوژی چابک (Agile)
* متدولوژی ترکیبی (Hybrid)
هر سازمانی می تواند با انتخاب یکی از متدولوژی های سه گانه بالا، اقدام به پیاده سازی مدیریت پروژه در سازمان خود نماید. به این کار در مدیریت پروژه، Tailor-Made کردن نیز گفته می شود. انتخاب و یا حتی دوختن لباس مناسب متدولوژی مدیریت پروژه ویژه سازمان در سطح سوم هرم مدیریت پروژه، سیستم ها و ابزارهای مدیریت پروژه قرار دارند که با توجه به انتخاب متدولوژی مناسب، بکار گرفته می شوند. در این سطح، ابزارها و سیستم های مدیریت پروژه برای متدولوژی های مختلف، تخصصی سازی شده است. مثلاً برای متدولوژی چابک، ابزارهای اختصاصی مانند Axosoft، Trello، Asana و … طراحی شده است. بدیهی است سازمانی که به دنبال متدولوژی چابک است، استفاده از همین ابزارها و سیستم ها را در دستور کار خود قرار می دهد و بهتر است به سراغ ابزارها و سیستم های متدولوژی آبشاری، مانند راه کارهای پریماورا که مناسب این متدولوژی چابک نیست، نرود.
مانیتور پروژه (Project Monitoring)
مانیتور یا نظارت به معنی آن است که مدیر پروژه، فقط نظاره گر است (یا فقط گزارش فعالیت های پروژه را مشاهده می کند)، اما کار جدی در خصوص نتایج و اطلاعات بدست آمده انجام نمی دهد. مشاهده بدون کنترل به سبک رهبری Laissez-Faire (شما هیچ کاری انجام ندهید) و یا سبک رهبری منفعلانه شبیه است که در آن رهبر، فقط زمانی کاری را انجام می دهد که مجبور به انجام آن باشد.
مانیتور یا نظارت پروژه، به مجموعه فرایندهای مشاهده، دنبال کردن روندها و جمع آوری اطلاعات مربوط به عملکرد پروژه اشاره دارد. مانیتور یا نظارت مدیر پروژه بر فعالیت های پروژه، به این دلیل در حال انجام است تا اطمینان حاصل کند پروژه، مطابق با زمانبندی از پیش تعیین شده، در راه رسیدن به اهداف تعیین شده پروژه در حال حرکت است.
کنترل پروژه (Project Controlling)
اما از سوی دیگر، مدیر پروژه، فرایند کنترل را از طریق اجرای فرایندها یا فعالیت های فعالانه، مانند اعمال قدرت، هدایت و نظارت بر رفتار، وظایف و فعالیت های یک پروژه، در دستور کار خود قرار می دهد. کنترل می تواند شامل ایجاد یک سیستم، روش و یا یک سیاست برای هدایت و تنظیم فرایندهای پروژه باشد. کنترل به این معنی است که شما به عنوان مدیر پروژه (و البته با همکاری تیم مدیریت پروژه) ساختارهائی را برای تاثیر گذاشتن بر آنچه در پروژه، در حال اتفاق افتادن است، ایجاد می کنید.
کنترل در چنین ساختاری می تواند طرح هائی برای جبران خسارت، تعیین مسئولیت های تیم پروژه و … باشد. لذا مدیر پروژه، در کنترل، یک سیستم را راه اندازی می کند تا مطمئن شود، به احتمال زیاد، تیم پروژه به شیوه دلخواه وی رفتار خواهند کرد. لذا در کنترل، با ایجاد استانداردها و مقایسه داده های واقعی با این استانداردها، اقدامات اصلاحی لازم توسط مدیر پروژه انجام می شود.
هنگامی که شما در حال رانندگی اتومبیل خود هستید، ابزارهای مانیتورینگی وجود دارند که شما را قادر می سازد تا به نظارت آنچه در اتومبیل شما در حال رخ دادن است، بپردازید. سرعت سنج، ابزار مانیتور میزان سرعت شماست؛ چراغهای هشداری که نشان دهنده مشکلات اتومبیل شماست و حتی سنسورهائی که در زمان دنده عقب رفتن، فاصله شما را از اتومبیل عقبی، نشان می دهد. این موارد، همه ابزارهای نظارت و مانیتورینگ اتومبیل شما هستند. اما کسی که کنترل این امور را در دست دارد و با توجه به این ابزارهای مانیتورینگ، تصمیم نهائی یا اقدامات (اصلاحی) لازم را انجام می دهد، شما هستید.